E-Mail-Archivierung
MailStore – sicher und langfristig aufbewahrt
EMail Archivierung
E-Mails gehören heute zum normalen Geschäftsalltag. Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Verträge oder andere geschäftliche Absprachen werden häufig ausschließlich per E-Mail ausgetauscht. Entsprechend wichtig ist es, relevante Nachrichten zuverlässig und über die vorgeschriebenen Zeiträume aufzubewahren. Mit MailStore Server setzen wir auf eine professionelle Lösung zur zentralen und rechtssicheren E-Mail-Archivierung. Bei sachgerechter Einrichtung ermöglicht MailStore eine GoBD-konforme Archivierung und unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen an eine nachvollziehbare und manipulationsgeschützte Aufbewahrung umzusetzen.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen berücksichtigen
Nicht jede E-Mail muss automatisch über viele Jahre archiviert werden. Entscheidend ist der Inhalt und die Funktion der Nachricht. E-Mails, die beispielsweise die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs haben, können aufbewahrungspflichtig sein. Je nach Art der Unterlage gelten dabei unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Nach den aktuellen Regelungen können diese beispielsweise sechs, acht oder zehn Jahre betragen. MailStore ermöglicht die Einrichtung individueller Aufbewahrungsrichtlinien, mit denen unterschiedliche Archivierungszeiträume technisch abgebildet werden können.
Schnell wiederfinden statt lange suchen
Neben den gesetzlichen Anforderungen bietet eine zentrale Archivierung auch Vorteile im Arbeitsalltag. Ältere Nachrichten können schnell durchsucht und bei Bedarf wiederhergestellt werden – auch wenn die ursprüngliche E-Mail längst nicht mehr im Postfach vorhanden ist.
Automatisch archiviert
E-Mails können bereits beim Ein- und Ausgang automatisch in das zentrale Archiv übernommen werden. Damit hängt die Archivierung nicht davon ab, ob ein Mitarbeiter eine Nachricht manuell ablegt oder versehentlich aus seinem Postfach löscht. Die archivierten Nachrichten bleiben langfristig verfügbar und können über eine schnelle Volltextsuche wiedergefunden werden.
Mehr als nur ein Backup
Eine klassische Datensicherung und eine E-Mail-Archivierung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Ein Backup soll Systeme und Daten nach einem technischen Ausfall wiederherstellen. Eine Archivierung sorgt dagegen dafür, dass relevante E-Mails langfristig, nachvollziehbar und kontrolliert aufbewahrt werden. MailStore ergänzt deshalb vorhandene Backup-Lösungen um einen wichtigen Bestandteil für den Umgang mit geschäftlicher E-Mail-Kommunikation.
Wir kümmern uns um die Einrichtung
Wir übernehmen die Planung, Installation und Einrichtung von MailStore und integriert die Archivierung passend in Ihre vorhandene E-Mail- und IT-Umgebung. Dabei berücksichtigen wir unter anderem Archivierungswege, Benutzerzugriffe, Aufbewahrungsrichtlinien und die Absicherung des Archivs. So bleiben geschäftlich relevante E-Mails zuverlässig verfügbar – und aus einem vollen Postfach wird ein strukturiertes, langfristiges Archiv.